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Rechnungen, die per E-Mail kommen, werden automatisch abgerufen. Weiterleiten muss sie niemand.
So funktioniert Kibux
Kibux verfolgt den Weg eines Belegs von seinem Eingang bis zum fertigen Buchungssatz. Kein Schritt dazwischen braucht jemanden, der etwas weiterreicht. Auf dieser Seite steht, was in jedem dieser Schritte passiert und warum das Ergebnis belastbar ist.
Eingang
Belege erreichen ein Unternehmen auf vielen Wegen, und jeder Weg kostet üblicherweise einen Handgriff. Kibux übernimmt diese Handgriffe:
Papier und Scanner
Der Scanner ist mit dem Belegspeicher verbunden, gescannte Belege laufen ohne Zwischenschritt weiter.
Hochladen im Browser
Einzelne Belege ziehen Sie direkt hinein.
Bankumsätze
Kontoauszüge und Kreditkartenumsätze kommen über unsere eigene Bankanbindung.
Vorgehen
Viele Systeme raten anhand von Wahrscheinlichkeiten oder lernen aus einer begrenzten Menge früherer Belege. Kibux geht anders heran: Wir haben die Arbeitsweise einer Buchhaltung zerlegt und Schritt für Schritt nachgebaut.
Die vier Fragen
Was steht auf dem Beleg?
Wie würde ein Mensch recherchieren, wie dieser Fall zu buchen ist?
In welchem Zusammenhang steht der Fall in diesem Unternehmen?
Was schreibt der Gesetzgeber für genau diesen Fall vor?
Deshalb behandelt Kibux nicht jeden Beleg gleich, sondern klassifiziert ihn zuerst und arbeitet dann mit dem Regelwerk, das zu dieser Klasse gehört. Eine Eingangsrechnung für Verbrauchsmaterial ist ein anderer Fall als eine Anschaffung, eine Auslandsrechnung ein anderer als eine Gutschrift.
Prüfung
Die Modelle
Dieselbe Aufgabe geht an mehrere KI-Modelle unterschiedlicher Größe und Herkunft, die nichts voneinander wissen. Was sie gemeinsam ergeben, ist belastbarer als das, was eines allein behauptet.
Das Wissen
Dasselbe Modell bekommt die Aufgabe einmal mit reinem Fachwissen und einmal mit Rechercherecht:
- Gibt es vergleichbare Buchungen in den Vorjahren?
- Gab es an diesen Empfänger schon Zahlungen?
- Steht etwas in der Wissensdatenbank?
- Ist das ein Kunde oder ein Lieferant von Ihnen?
Beide Antworten sagen zusammen mehr aus als jede für sich.
Das Ergebnis
Beides zusammen ergibt mehrere unabhängige Durchläufe je Beleg.
Wie viele es sind, stellen Sie ein. Mehr Durchläufe heißen mehr Sicherheit und mehr Rechenkosten, weniger Durchläufe heißen schnellere und günstigere Verarbeitung.
Abgleich
Am Ende jedes Durchlaufs steht ein vollständiger Buchungssatz: Sollkonto, Habenkonto, Betrag, Steuerschlüssel, Kostenstelle, gegebenenfalls die Aufteilung, der Debitor oder Kreditor, der offene Posten.
Diese Sätze vergleicht Kibux rechnerisch, ohne KI. Entweder sind die Kontonummern und Beträge identisch, oder sie sind es nicht. Dazwischen gibt es nichts.
Drei mögliche Ausgänge
Sind sich alle Durchläufe einig, landet der Vorschlag auf der Liste der sicheren Fälle.
Gibt es eine Mehrheit mit Gegenstimmen, ist Vorsicht geboten und der Fall wandert in die Prüfung.
Zerfällt das Bild in mehrere verschiedene Ergebnisse, ist das Ergebnis nicht verwendbar und geht an einen Menschen.
Ein technischer Fehler zählt dabei nie als Stimme.
Freigabe
Sie bekommen zwei Listen.
Die erste Liste
Darauf stehen die Fälle, bei denen die Durchläufe übereinstimmen: ansehen, abhaken, übernehmen.
Die zweite Liste
Darauf stehen die Fälle, bei denen etwas unklar ist. Dort sehen Sie, worin sich die Ergebnisse unterscheiden, und können Kibux im Klartext sagen, was auf dem Beleg wirklich passiert ist. Kibux verarbeitet den Beleg mit dieser Information neu und legt einen neuen Vorschlag vor.
Lernen
Passt das Ergebnis, bietet Kibux an, daraus eine Regel oder einen Wissenseintrag zu machen. Ab dann ist die Frage für vergleichbare Fälle beantwortet.
Das ist der eigentliche Hebel: Buchhaltung ist in großen Teilen Wiederholung, und wer jede Information nur ein einziges Mal geben muss, spart bei jeder Wiederholung.
Daraus folgt auch, wie schnell Kibux bei Ihnen stark wird. Wo eine gepflegte Buchhaltungshistorie vorliegt, in der Kibux nachschlagen kann, ist die Lernkurve kurz. Ein junges Unternehmen ohne Historie braucht am Anfang mehr Begleitung, weil das Wissen erst entsteht.
Buchung
Freigegebene Vorschläge gehen über die Schnittstelle in das ERPNext-Journal, mit Beleg, Begründung und nachvollziehbarem Verlauf.
ERPNext ist der Standardweg, Pflicht ist es nicht: Andere Buchhaltungssoftware binden wir über ihre Schnittstelle oder über Import und Export an, als eigenes Projekt. Der Umstieg auf ERPNext ist der andere Weg, und auch den begleiten wir. Was Kibux sonst noch mitbringt, steht unter Was dazugehört.
Ihr nächster Schritt
Am schnellsten verstehen Sie Kibux, wenn Sie ihn arbeiten sehen. Im Termin führen wir den Weg eines Belegs vor und gehen durch, wie er zu Ihrer Buchhaltung passt.
Wie viele Modelle prüfen einen Beleg?
Das stellen Sie ein.
Was passiert bei einem Beleg, den niemand im Haus zuordnen kann?
Dann kann Kibux es auch nicht. Der Fall landet in der Prüfliste, Sie klären ihn wie bisher, und die Antwort bleibt im System.
Lernt Kibux aus unseren Daten für andere Kunden?
Nein. Regeln und Wissen entstehen in Ihrer Umgebung und bleiben dort. Etwas anderes ist Ihr Feedback zum Produkt: Was Sie uns an Verbesserungen melden, fließt in die Entwicklung ein und kommt allen zugute.
Kann ich eigene Regeln hinterlegen, ohne auf einen Fehler zu warten?
Ja. Dauerregeln können Sie direkt anlegen.
Was ist mit Belegen, die gar nicht digital vorliegen?
Papier geht durch den Scanner und ist ab da ein digitaler Beleg wie jeder andere.
Ihre Frage steht nicht dabei? Schreiben Sie uns.